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ビジネスの現場において、会議は重要な意思決定の場ですが、「ダラダラ長引く」「結論が出ない」「結局何を決めたのかわからない」といった課題を抱えている企業も多いのではないでしょうか？

今回、提案するのは、「主体性を引き出し、短時間で本質的な議論を行う」会議の進め方です。
本記事では、効果的な会議を実現するためのポイントを紹介します。

1. 目的とゴールを明確にする

会議を始める前に、「何のために集まるのか」「会議終了時にどんな結論が出ていれば成功か」を明確にしましょう。曖昧な目的のまま始めると、議論が散漫になりがちです。

また、会議がうまくいかない理由のひとつに、参加者が「議題に求められていることが連絡なのか、報告なのか、討議なのかを理解していない」ことが挙げられます。
これが明確でないと、適切な発言ができず、沈黙が増えてしまいます。事前に各議題について「何を求めているのか」を伝えることが重要です。

2. 事前準備を徹底する

会議の参加者全員が適切な準備をして臨むことで、議論の質が向上します。

①アジェンダの事前共有：議題と討論の流れを事前に伝える。
②必要資料の準備：データや事例を整理し、論点を明確にする。
③各自の意見をまとめる：事前に考えを整理し、スムーズに発言できるようにする。
④発言の方向性を明示する：「どんな意見が求められているのか」をアジェンダに明記する。

3. アイスブレイクを取り入れる

いきなり発言を求められても、多くの人は話しづらいものです。特に沈黙が続く会議では、意見が出にくくなります。そこで、アイスブレイクを活用して、場の雰囲気をほぐしましょう。

・簡単な雑談を挟む
・「今日の気づき」など軽い話題を共有する
・小グループで話してから全体共有する
・安心して発言できる空気を作ることが、活発な会議の第一歩です。

4. 参加者の発言を増やす工夫

発言が少ない理由は、大きく3つに分けられます。
 
〇相手の意見や考えを理解できていない
アジェンダに「どんな意見を求めているのか」を明記
必要な資料や背景情報を事前に共有

〇自分の意見を持っていない → 事前に考えてくるように求める
「この会議では○○について各自意見を準備してください」と伝える
事前課題を設定し、考えを整理する時間を設ける

〇意見を出せる雰囲気ではない → 安心感・つながり感を作る
これは日々の積み重ねが重要
普段から雑談や食事を共にする
一緒に仕事をする時間を作る

5. ファシリテーターを設定する

会議の進行を担うファシリテーターを決めることで、議論が脱線せず、効率的に進められます。

ファシリテーターと司会の違い

司会：会議を進行する役割（時間管理や議題の確認を担当）
ファシリテーター：議題について対話を促進し、意見を引き出す役割
重要なのは、社長や議題の責任者をファシリテーターにしないことです。なぜなら、

答えを誘導してしまいがちになる
「結論は上が決めたでしょ」という雰囲気が生まれやすい
ある程度の予備知識は必要だが、フラットな立場で場を進行できる方が良い
ファシリテーターを適切に配置することで、公平で建設的な議論を促せます。

6. タイムマネジメントを意識する

長時間の会議は集中力を低下させ、生産性を下げます。時間を区切り、効率的に進めることが重要です。

開始時間と終了時間を厳守
各議題に時間制限を設定
適切な休憩を入れる（長時間の場合）

7. 議論を「本質」に集中させる

表面的な意見交換に終始せず、課題の本質を見極めることが大切です。

「なぜ？」を繰り返し、本質を掘り下げる
感情論ではなく、データや事実に基づく議論を心がける
論点を明確にし、不要な話を削る

8. 結論とアクションプランを明確にする

会議の最後に、「結局何が決まったのか」「次に誰が何をするのか」を明確にすることが重要です。

決定事項をまとめる（議事録を作成）
担当者と期限を設定する
フォローアップの仕組みを作る（次回会議や進捗確認の場を設ける）

9. 会議の振り返りを行う

効果的な会議を継続するためには、定期的な振り返りが必要です。
会議の進行や内容について、参加者からフィードバックをもらう
無駄な点や改善すべき点を次回に活かす

まとめ

会議はただ時間を費やす場ではなく、意思決定とアクションを生み出すための場です。
「目的の明確化」「事前準備」「アイスブレイク」「発言を増やす工夫」「ファシリテーション」「タイムマネジメント」「本質的な議論」「アクションプラン」「振り返り」の9つのポイントを意識すれば、会議の生産性は大きく向上します。

アドベンチャーリンクでは、主体性を引き出し、短時間で本質的な議論を行う会議の進め方を実践し、多くの企業に導入支援を行っています。
「会議を変えたい」「もっと効果的な意思決定をしたい」とお考えの方は、ぜひご相談ください！